Kurze Wege
Rechnungen an einem Tag statt an drei.
Der Lieferschein liegt seit zwei Wochen im Fußraum des Autos, und im Büro weiß niemand, welcher Auftrag fertig ist. Der Auftrag steht in einer Liste, der Lieferschein in einer zweiten, die Rechnung in einer dritten, und keine der drei stimmt mit den anderen überein. Mal liegt der Zettel auch in der Jackentasche oder unter dem Sitz, und die Suche danach kennt jeder im Betrieb. Abends setzt sich jemand hin und tippt dieselben Angaben zum zweiten oder dritten Mal: Kundenname, Positionen, Mengen, Preise. Tagsüber fehlt dafür die Zeit, weil Baustelle und Telefon vorgehen. So lief es auch bei EasyDisplay in Hannover, einem Betrieb für Werbetechnik und Messebau: Die Lieferscheine kamen Wochen nach der Montage an, und bis dahin blieb offen, welcher Auftrag abgeschlossen und welche Rechnung fällig war.
Die kleine Änderung
Die kleinste Änderung ist eine einzige Erfassung am Arbeitsplatz. Der Monteur trägt den Auftrag einmal ein, direkt nach der Montage oder am Lager, und Lieferschein und Rechnung entstehen aus diesem einen Eintrag. Aus drei Stellen wird eine. Der Aufwand dafür: ein Nachmittag, um die Vorlage an den Ablauf anzupassen, und etwa eine Woche, bis das Erfassen zur Gewohnheit wird. Neue Software braucht es nicht zwingend; entscheidend ist, dass der Eintrag dort entsteht, wo die Arbeit entsteht, und nicht abends im Büro aus dem Gedächtnis. Für das Büro ändert sich die Rolle: Es prüft und verschickt, statt zu übertragen.
Was sich danach verändert hat
Was das nachträgliche Abtippen kostet, lässt sich rechnen. Im Büro gehen je Auftrag etwa sechs Minuten für das doppelte Erfassen von Rechnung und Lieferschein drauf; bei 400 Aufträgen im Monat sind das 40 Stunden, bei 45 € Vollkosten 1.800 € im Monat und 21.600 € im Jahr. Kommt der Lieferschein spät, geht auch die Rechnung später raus: Bei zehn Tagen Verzug, 100.000 € Monatsumsatz und vier Prozent Dispozins kostet das Warten etwa 330 € im Monat, rund 4.000 € im Jahr, und die Abende zur Nachverfolgung sind darin nicht enthalten. Das sind Beispielrechnungen mit genannten Annahmen, keine Zusagen; mit Ihren Zahlen rechnen wir im ersten Gespräch. Bei EasyDisplay kam 2020 eine zweite Rechnung dazu: Als Messen und Digitaldruck wegbrachen, stand der Betrieb mit 40 % Umsatzrückgang da, und jede Rechnung, die später ging, fehlte doppelt. Nach der Umstellung auf die eine Erfassung lag der Beleg am selben Tag vor, die Rechnung konnte sofort raus, und die Frage, welcher Auftrag fertig war, stellte sich nicht mehr. Wie derselbe Betrieb den Umsatzeinbruch aufgefangen hat, steht auf der Seite Umsatz weggebrochen.
Lesen Sie dazu: Abende im Büro: Warum Rechnungen tagsüber liegen bleiben sowie Umsatz weggebrochen: Wie EasyDisplay den Einbruch aufgefangen hat.
Der erste Kilometer kostet nichts
Sie schildern die Stelle, die heute Kraft kostet. Ich melde mich innerhalb eines Werktags und sage, ob die Lage zu dem passt, was ich mache.