Abende im Büro
Prozessberatung und Digitalisierung für Handwerk · Hannover
Kein Geht nicht.
Die Anfrage von Ihrer Website liegt als Angebotsentwurf im System. Die WhatsApp-Nachricht steht als Termin im Kalender. Der Lieferschein bucht sich in den Bestand. Ich baue diese Abläufe, Sie machen Ihr Handwerk.
Ich komme in Ihren Betrieb, laufe mit und baue um, was Zeit kostet. Mit Ihren Leuten, nicht an ihnen vorbei. Und wo zwei Programme nicht miteinander reden, baue ich die Brücke.
30 Minuten, kostenlos. Antwort innerhalb eines Werktags.
72 %
der Handwerksbetriebe haben zu viel Arbeit, um sich mit Digitalisierung zu befassen.
Quelle: Bitkom 202558 %
nennen fehlende Digitalkompetenz ihrer Leute als Hürde. Nur 43 % investieren gezielt in Schulung.
Quelle: Bitkom 202597.337
Stellen im Handwerk sind rechnerisch nicht zu besetzen. Jede Stunde Büro fehlt auf der Baustelle.
Quelle: KOFA 202601{ Wo stehen Sie gerade? }
Erkennen Sie sich wieder?
Wählen Sie Ihre Lage. Das Formular unten ist dann schon vorausgefüllt, Sie ergänzen nur noch zwei Sätze.
Betriebsübernahme
Zwei Abläufe kann niemand außer Ihrem Vater, und im Januar hört er auf.
Neugründung
Sie gründen gerade und schreiben Rechnungen nachts in Word-Vorlagen.
Umsatz weggebrochen
Ein großer Kunde fällt weg, die Kosten laufen weiter. Das ist eine Rechenaufgabe.
Programm ohne Schnittstelle
Ihre Programme reden nicht miteinander, und jemand tippt alles doppelt.
02{ So arbeite ich }
Ich schaue nicht von außen zu. Ich laufe mit.
Abläufe sieht man nicht am Telefon und nicht in einer Folie. Deshalb beginnt jede Zusammenarbeit im Betrieb, bei den Leuten, die die Arbeit machen.
0130 Min.
Erstgespräch
30 Minuten, kostenlos, am Telefon oder bei Ihnen. Sie erzählen, was hakt. Ich sage, ob ich helfen kann.
021 Tag
Mitlaufen
Ich bin einen Tag dabei: Büro, Werkstatt, Baustelle. Ich höre zu, schreibe mit und frage nach, wo es nervt.
03
Fehleranalyse
Sie bekommen eine Liste: wo Arbeit doppelt, zu spät oder gar nicht passiert, mit Aufwand und Wirkung je Punkt.
04
Umbau
Wir fangen an der Stelle an, die am meisten bringt. Software, Abläufe, Website, Brücke, was gebraucht wird.
05
Training im Team
Einweisung am Arbeitsplatz, mit Ihren Leuten. Ein Ansprechpartner im Team, eine Seite Anleitung statt Handbuch.
06laufend
Dranbleiben
Nach vier Wochen schaue ich nach, ob es läuft. Wenn etwas hakt, erfahren Sie es von mir.
03{ Pakete und Preise }
Sechs Pakete. Jedes mit Preisrahmen, bevor wir reden.
Sie sehen vorher, was es kostet. Die meisten Betriebe fangen mit dem Betriebs-Check an und entscheiden danach.
Betriebs-Check vor Ort
Sie wissen, dass es hakt, aber nicht genau wo.
- Ich laufe einen Tag mit: Büro, Werkstatt, Baustelle, Telefon
- Fehleranalyse: wo Arbeit doppelt, zu spät oder gar nicht passiert
- Schriftliche Liste mit Aufwand und Wirkung je Punkt
- Gespräch über die Reihenfolge, kein Foliensatz
110 € pro Stunde, Umfang vorher fest
1 Tag vor Ort, Liste innerhalb einer Woche
Software einführen, Team mitnehmen
Neue Software kommt, oder die alte wird nicht benutzt.
- Auswahl oder Prüfung der Software, unabhängig, ich verkaufe keine
- Einrichtung auf Ihre Abläufe, Daten aus der alten Lösung übernommen
- Einweisung am Arbeitsplatz, je Person, nicht im Schulungsraum
- Ein Ansprechpartner im Team, den ich extra einarbeite
1.600 €–3.200 € einmalig
49 €–89 € pro Monat
Prozesstraining im Team
Abläufe hängen an einzelnen Köpfen, Vertretung funktioniert nicht.
- Abläufe gemeinsam aufschreiben, beim Arbeiten statt im Meetingraum
- Zuständigkeit und Vertretung für jeden Schritt
- Kurze Anleitungen statt Handbuch
- Nach vier Wochen Nachschau: läuft es, wo hakt es
110 € pro Stunde, Umfang vorher fest
Auftritt: Website, Google, Social Media
Sie werden nicht gefunden, oder die Anfragen kommen ungeordnet.
- Website bis sechs Seiten, Texte aus Ihren Angaben, Anfrageweg mit den richtigen Fragen
- Google-Unternehmensprofil und lokale Suche
- Social Media: Einrichtung und ein Plan, den Sie halten können
- Domain und Zugänge laufen auf Ihren Namen
1.600 €–2.600 € einmalig
Hosting 15 €–25 € pro Monat
Social Media nach Aufwand, 110 € pro Stunde
Die Brücke
Zwei Programme reden nicht miteinander, und jemand tippt alles doppelt.
- Bezahlte Prüfung mit Obergrenze: geht es, und wie
- Bau der Verbindung: Import, Mail, Datei oder Bedienung wie ein Mensch, im Rahmen Ihrer Lizenz
- Meldung, wenn etwas nicht durchläuft, kein stilles Scheitern
- Pflege, wenn ein Format sich ändert
Prüfung 110 € pro Stunde
Bau 400 €–1.200 € einmalig
Pflege 39 €–89 € pro Monat
Der ganze Betrieb
Sie wollen es einmal richtig machen, innen und außen.
- Betriebs-Check, Umbau der Abläufe, Software, Training
- Website und Google dazu
- Ein Ansprechpartner für alles, ein Preisrahmen
- Monatliche Betreuung, monatlich kündbar
2.400 €–4.800 € einmalig
69 €–119 € pro Monat
Alle Beträge sind Rahmen, zuzüglich Umsatzsteuer. Verbindlich wird der Preis im schriftlichen Angebot nach dem Erstgespräch. Das Erstgespräch (30 Minuten) ist kostenlos.
Lieber selbst zusammenstellen?
Ihre Zusammenstellung
- Umzugspaket — neu aufsetzen
- Einmalig
- 0–0 €
- Monatlich
- 0–0 €
Rahmen aus den Modulpreisen. Verbindlich wird der Preis im schriftlichen Angebot nach dem Gespräch. Domain und Zugänge laufen auf Ihren Namen; monatliche Leistungen sind monatlich kündbar.
Sie erkennen Ihren Betrieb wieder?
Zwei, drei Sätze reichen. Ich sage Ihnen ehrlich, was ich sehe und was es kostet.
04{ Inseln verbinden }
Jeder Betrieb hat Inseln. Ich baue die Wege dazwischen.
Sieben Abläufe, die kleine Betriebe jeden Tag Zeit kosten, und wie sie danach laufen. Wählen Sie einen aus.
Die WhatsApp-Nachricht wird zum Termin.
Der Kunde fragt per WhatsApp Business nach einem Termin. Der Termin für die Umsetzung steht im Kalender, die Bestätigung geht raus.
05{ Aus der Praxis }
Zehn Betriebe, zehn Baustellen im Büro. Und wie sie gelöst wurden.
Elektro, SHK, Dach, Tischlerei, Maler, GaLaBau, Werkstatt, Bäckerei, Reinigung, Metallbau. Der Schmerz ist verschieden, der Weg raus ist derselbe.
Typische Fälle aus kleinen Betrieben, ohne Namen erzählt.
Elektro · Elektrobetrieb mit zwei Kolonnen
Die Angebote entstanden am Wochenende am Küchentisch.
So läuft der Fall
Ausgangslage
Der Meister ist tagsüber auf der Baustelle. Anfragen sammeln sich im Postfach, die Angebote schreibt er am Sonntag, jedes neu, aus alten Dateien zusammenkopiert. Bis das Angebot beim Kunden ist, hat der schon woanders angefragt. Die Familie sieht ihn am Wochenende im Büro.
Vor Ort
Ich bin einen Tag dabei, vom ersten Anruf morgens bis zur letzten Mail abends. Die Angebote sehen verschieden aus, bestehen aber fast immer aus denselben Positionen. Das Problem ist nicht das Schreiben, sondern dass jedes Angebot bei null anfängt.
Umsetzung
- Die häufigsten Positionen als Bausteine im vorhandenen Programm angelegt
- Das Anfrageformular auf der Website fragt genau die Angaben ab, die für ein Angebot fehlen
- Die Anfrage landet als Angebotsentwurf im System, der Meister prüft und schickt ab
- Eine Einweisung für Meister und Bürokraft, danach eine Seite Anleitung
Standardangebote gehen am Tag der Anfrage raus. Das Wochenende gehört wieder der Familie.
Passendes Paket: Betriebs-Check vor Ort, dann Auftritt mit Anfrageweg
SHK · Heizung und Sanitär, mehrere Monteure
Die Lieferscheine lagen im Fußraum vom Transporter.
So läuft der Fall
Ausgangslage
Die Monteure schreiben Material und Stunden auf Papier. Die Zettel kommen Tage später ins Büro, manche gar nicht. Die Rechnung geht Wochen nach der Leistung raus, verbautes Material fehlt darauf. Die Bürokraft telefoniert hinter Zetteln her.
Vor Ort
Ich fahre einen Vormittag mit einem Monteur mit und sitze einen Nachmittag neben der Bürokraft. Am Willen liegt es nicht: Der Zettel hat schlicht keinen Ort, an dem er ankommen muss.
Umsetzung
- Mobile Erfassung in der vorhandenen Handwerkersoftware, eingerichtet auf die Felder, die wirklich gebraucht werden
- Einweisung direkt am Fahrzeug, je Monteur, auf dem eigenen Telefon
- Der Rechnungsentwurf entsteht, sobald der Auftrag auf erledigt steht
Die Rechnung geht direkt nach der Leistung raus, mit allem Material. Die Bürokraft telefoniert keinen Zetteln mehr hinterher.
Passendes Paket: Software einführen, Team mitnehmen
Dach und PV · Dachdeckerei mit PV-Montage
Jede Anfrage brauchte erst eine Fahrt, bevor es ein Angebot gab.
So läuft der Fall
Ausgangslage
Für jede PV-Anfrage fährt jemand raus, nur um das Dach anzusehen. Auch zu Interessenten, die nur einen Preis wissen wollen. Bis das Angebot steht, liegen beim Kunden schon andere.
Vor Ort
Ich schaue mir an, welche Angaben für ein erstes Angebot wirklich fehlen. Dachform, Ausrichtung und Zufahrt lassen sich aus amtlichen Luftbildern und zwei Fragen an den Kunden vorab klären.
Umsetzung
- Anfrageweg mit Adresse und wenigen gezielten Fragen
- Vorab-Dossier aus amtlichen Luftbildern mit Dachflächen und Zufahrt, klar als Vorabschätzung gekennzeichnet
- Rausgefahren wird zu Kunden, die nach dem Dossier weiter wollen
Der erste Termin beim Kunden ist ein Verkaufsgespräch, kein Besichtigungstermin.
Passendes Paket: Die Brücke
Tischlerei · Tischlerei mit eigener Werkstatt
Die neue Software war bezahlt, aber keiner hat sie benutzt.
So läuft der Fall
Ausgangslage
Der Chef hat eine Software ausgesucht und an einem Nachmittag vorgestellt. Danach läuft alles weiter wie vorher, nur mit schlechtem Gewissen. Die Zeiten stehen auf Zetteln, die Lizenz kostet jeden Monat.
Vor Ort
Ich frage jeden einzeln, was ihn stört. Die Antworten sind konkret: zu viele Pflichtfelder, der Werkstatt-PC hat keine Rechte, und niemand ist zuständig, wenn etwas hakt.
Umsetzung
- Pflichtfelder auf das Nötige reduziert
- Ein Werkstatt-Tablet mit festem Platz an der Hobelbank
- Ein Mitarbeiter als Ansprechpartner im Team, extra eingearbeitet
Zeiten und Material laufen über die Software, ohne Zettel daneben. Die Lizenz arbeitet endlich.
Passendes Paket: Software einführen, Team mitnehmen
Maler · Malerbetrieb, Inhaberin auf der Baustelle
Das Telefon hat den Tag bestimmt.
So läuft der Fall
Ausgangslage
Die Inhaberin nimmt zwischen zwei Baustellen jeden Anruf an, abends ruft sie zurück. Termine werden doppelt vergeben, weil der Kalender in ihrem Kopf liegt. Kunden schreiben per WhatsApp und warten auf Antwort.
Vor Ort
Ich höre einen Tag lang mit, welche Anrufe und Nachrichten kommen. Die meisten sind Terminfragen, die keine Inhaberin brauchen.
Umsetzung
- WhatsApp Business mit festen Antworten für Terminanfragen
- Terminwünsche landen im gemeinsamen Kalender für Büro und Kolonnen
- Bestätigung und Erinnerung gehen automatisch raus
Die Terminanfrage per WhatsApp wird zum Termin im Kalender. Doppelbelegungen fallen vorher auf, nicht auf der Baustelle.
Passendes Paket: Auftritt: Website, Google, Social Media
GaLaBau · Garten- und Landschaftsbau
Welche Baustelle Geld kostet, war ein Bauchgefühl.
So läuft der Fall
Ausgangslage
Stunden stehen auf Stundenzetteln, Material auf Lieferscheinen, das Angebot in einem dritten Programm. Niemand legt die drei nebeneinander. Der Chef ahnt, welche Baustellen sich nicht rechnen.
Vor Ort
Ich nehme abgeschlossene Baustellen und rechne sie gemeinsam mit dem Chef von Hand nach. Die Verluste sitzen an derselben Stelle: Entsorgung, die im Angebot fehlt.
Umsetzung
- Stunden und Material laufen am Auftrag zusammen
- Nachkalkulation je Baustelle nach Abschluss
- Entsorgung als eigene Position im Angebotskatalog
Jede Baustelle hat nach Abschluss eine Nachkalkulation. Die Angebote decken jetzt ab, was vorher verschenkt wurde.
Passendes Paket: Betriebs-Check vor Ort, dann Brücke
Kfz-Werkstatt · Freie Werkstatt
Im Regal lag etwas anderes als im Programm.
So läuft der Fall
Ausgangslage
Das Werkstattprogramm kennt einen Lagerbestand, das Regal einen anderen. Teile werden doppelt bestellt, andere fehlen, wenn das Auto auf der Bühne steht.
Vor Ort
Ich stehe einen Vormittag am Teilelager. Entnahmen werden erst abends eingetragen, wenn überhaupt.
Umsetzung
- Entnahme per Scan direkt am Regal
- Mindestbestand für die häufigsten Teile
- Bestellvorschlag aus dem Werkstattprogramm, geprüft vom Meister
Programm und Regal zeigen denselben Bestand. Bestellt wird, was fehlt, nicht was man vermutet.
Passendes Paket: Die Brücke
Bäckerei · Bäckerei mit Filialen
Die Filialen haben per Handyfoto bestellt.
So läuft der Fall
Ausgangslage
Jede Filiale schickt ihre Bestellung als Foto einer Liste. Nachts tippt die Backstube die Fotos ab. Fehler fallen auf, wenn Ware fehlt oder übrig bleibt.
Vor Ort
Ich bin nachts in der Backstube und morgens in einer Filiale. Die Filialen bestellen meist dasselbe wie in der Vorwoche, mit kleinen Abweichungen am Wochenende.
Umsetzung
- Bestellformular je Filiale mit der Vorwoche als Vorschlag
- Die Bestellungen landen gesammelt als Backliste in der Backstube
- Die Kassendaten zeigen Retouren je Artikel
Die Backliste steht fertig, bevor der erste Ofen an ist. Niemand tippt mehr nachts Fotos ab.
Passendes Paket: Die Brücke
Gebäudereinigung · Gebäudereinigung mit vielen Objekten
Die Stundenzettel kamen in mehreren Sprachen und Handschriften.
So läuft der Fall
Ausgangslage
Die Mitarbeiter auf den Objekten schreiben ihre Zeiten auf Papier. Das Büro sammelt, tippt, fragt nach. Die Lohnabrechnung verzögert sich, und Nachfragen kosten Vertrauen.
Vor Ort
Ich fahre Objekte mit ab. Ein Smartphone hat jeder, eine zusätzliche App will niemand installieren.
Umsetzung
- Zeiterfassung per Link, ohne App, in den Sprachen des Teams
- Objektliste mit Soll-Zeiten, Abweichungen fallen sofort auf
- Export für das Lohnbüro im Format, das es schon nutzt
Die Zeiten liegen am Monatsende vollständig vor. Die Lohnabrechnung kommt pünktlich.
Passendes Paket: Software einführen, Team mitnehmen
Metallbau · Schlosserei vor der Übergabe
Das ganze Wissen steckte in einem Kopf, und der wollte in Rente.
So läuft der Fall
Ausgangslage
Der Senior kalkuliert aus dem Gedächtnis, kennt jeden Lieferanten und jede Ausnahme. Die Tochter übernimmt den Betrieb. Aufgeschrieben ist nichts.
Vor Ort
Ich laufe über mehrere Wochen neben dem Senior mit und schreibe auf, was er macht und warum. Ohne Fragebogen, beim Arbeiten.
Umsetzung
- Kalkulationsregeln als Tabelle, mit den Ausnahmen aus seinem Kopf
- Lieferanten und Preise an einer Stelle
- Eine Übergabeliste: was die Tochter schon allein macht
Die Tochter kalkuliert die Standardaufträge selbst. Der Senior prüft nur noch die Ausnahmen.
Passendes Paket: Prozesstraining im Team
06{ Echte Betriebe }
Drei Betriebe aus Hannover. Was es war, was es gebracht hat, und was dabei anstrengend war.
Gastronomie und Lebensmittelhandel · Hannover · 2026
Lucky Asia
Vom Standort-Geschäft zum zweiten Verkaufskanal — ohne bundesweiten Versand.
Was hier anstrengend war
Küchenfertige Ware und Hygieneregeln machten normalen Versand unmöglich. Der zweite Kanal musste zur Küche passen, nicht umgekehrt.
Ein zweiter Verkaufskanal steht, ohne bundesweiten Versand und ohne Umbau der Küche. Bestellweg, Bezahlung und Übergabezeiten sind aufgeschrieben statt im Kopf.
Spirituosenhandel · Hannover · 2021 bis 2022
Niemand Spirits GmbH
Tabellenwirtschaft abgelöst, Bestände und Stammdaten an einer Stelle, Versand an einen Dienstleister.
Was hier anstrengend war
Tabellen, Shop und Lagerliste zeigten drei verschiedene Stände. Die Wahrheit musste erst gefunden werden, bevor ein Programm sie speichern konnte.
Stammdaten und Bestände an einer Stelle, Versand läuft über einen Dienstleister. Doppelte Erfassung entfällt.
Offen gelegt: Ich bin der Sohn des Mitgründers Sebastian Otto und habe in diesem Betrieb selbst mitgearbeitet. Das Projekt bleibt prüfbar — Betrieb, Zeitraum und Tätigkeit stehen oben.
Werbetechnik und Messebau · Hannover · 2020
EasyDisplay GmbH
Als Messen ausfielen, brach der Hauptumsatz weg — in wenigen Wochen ein neues Standbein.
Was hier anstrengend war
40 % Umsatz waren weg, und das neue Standbein musste in Wochen stehen, nicht in Monaten. Gleichzeitig musste die Zahlungsfähigkeit gesichert bleiben.
Neues Standbein in wenigen Wochen, Rechnungen gehen am Tag des Belegs raus.
Ihr Betrieb könnte der vierte sein.
Erstgespräch kostenlos, 30 Minuten. Antwort innerhalb eines Werktags.
07
Wo steht Ihr Betrieb heute?
Zehn kurze Fragen, ohne E-Mail, ohne Anmeldung. Am Ende sehen Sie, wo die Handarbeit steckt.
01 · Büro
0/2Der nächste Bereich erscheint, sobald dieser beantwortet ist.
Ihr Punktestand
00 / 100/ 100
100 von 100 Punkten
Sie starten bei 100 Punkten. Schauen Sie, was übrig bleibt.
Büro100
Zum Vergleich
- 50 % der Handwerksbetriebe führen ihr Lager noch per Hand (HERO/Statista 2025).
- 30–50 % der Betriebe erledigen Buchhaltung und Dokumentation noch analog (HERO/Statista 2025).
- Nur 16 % der Kleinstbetriebe haben in den letzten fünf Jahren in Digitalisierung investiert (HERO/Statista 2025).
Zehn Fragen, Antworten ja/teilweise/nein. Der Score ist eine Selbsteinschätzung, keine Messung. Benchmarks: HERO/Statista 2025.
Erst alle zehn Fragen beantworten.
08
Was kostet Sie die Handarbeit heute?
Stunden pro Woche rein, Euro pro Monat raus. Jede Annahme steht dabei.
10 Std./Woche
€/Std.
0
Stunden pro Monat frei
0 €–0 €
Euro pro Monat
0 €
Euro pro Jahr, mindestens
Je Aufgabe 35–50 % weniger Handarbeit, gedeckelt auf 60 % der angegebenen Stunden. Zum Vergleich: Betriebe mit vollständig digitalen Abläufen berichten von über 20 gesparten Stunden pro Woche (HERO/Statista 2025). Der Rechner bleibt bewusst darunter.
- Erster Schritt · Angebote schreiben: Angebotstexte als Bausteine ablegen; ein Angebot entsteht aus Bausteinen statt aus dem leeren Blatt.
- Erster Schritt · Rechnungen und Mahnwesen: Rechnung aus dem Angebot erzeugen, Zahlungsfrist und Erinnerung laufen automatisch.
09{ Warum ich nicht aufgebe }
Ich höre nicht auf zu bohren, bis ich am Ende der Sackgasse stehe.
Ich bin Dion Otto, Handschlag Digital ist mein Einzelunternehmen in Hannover. Es gibt kein Team und keine Agenturmaschine. Wer sich meldet, hat mich dran.
Ich bin jemand, der an einem Problem dranbleibt, wenn andere nach zwanzig Minuten abhaken. Meistens finde ich auf dem Weg in die Sackgasse den Gang, der weiterführt.
Und wenn es keinen gibt, sage ich das. Niemand hört gern Nein. Aber ich tue alles dafür, dass es keins wird.
Dion Otto
10{ Ehrliche Antworten }
Was Sie wissen wollen, bevor Sie anrufen.
Was kostet das Erstgespräch?
Nichts. 30 Minuten, am Telefon oder bei Ihnen im Betrieb. Danach wissen Sie, ob und wie ich helfen kann, und was es ungefähr kostet.
Muss ich meine Software wechseln?
Meistens nicht. Ich prüfe zuerst, was Ihre vorhandenen Programme können. Neu gekauft wird nur, wenn es sich rechnet. Ich verkaufe keine Software und bekomme keine Provision.
Wie viel Zeit kostet mich das?
Beim Mitlaufen arbeiten Sie normal weiter, ich laufe nebenher. Für Gespräche und Training planen Sie wenige Stunden pro Woche ein, verteilt auf die Wochen des Umbaus.
Was ist, wenn meine Leute nicht mitziehen?
Dann liegt es fast immer daran, dass sie nicht gefragt wurden. Ich spreche mit jedem, der die Abläufe macht, und richte die Software so ein, dass sie Arbeit spart statt macht.
Was, wenn es nicht geht?
Dann sage ich es, schriftlich und begründet, mit Wegen, die stattdessen gehen. Die Prüfung hat eine Obergrenze, die vorher feststeht. Mehr zahlen Sie nicht.
Gibt es Förderung?
Für Beratung gibt es Bundesprogramme, zum Beispiel die BAFA-Förderung von Unternehmensberatungen. Ob sie für Ihren Fall und meine Leistung greift, kläre ich vor Beginn mit Ihnen, denn der Antrag muss vor dem Auftrag gestellt werden. Eine Zusage kann nur der Fördergeber geben.
Wem gehören Website, Domain und Daten?
Ihnen. Domain und Zugänge laufen auf Ihren Namen. Monatliche Leistungen sind monatlich kündbar.
11
Schildern Sie Ihren Fall.
Ein paar Sätze reichen: welches Programm, was nervt, was es kosten darf. Ich melde mich innerhalb eines Werktags mit einer ehrlichen Einschätzung.