Kurze Wege
Die Materialliste gehört an den Lagerplatz, nicht ins Büro.
Die Materialliste im Büro zeigt einen anderen Bestand als das Regal, und niemand kann sagen, welche Zahl stimmt. Die Liste läuft an zwei Orten: Das Büro pflegt seine Tabelle, das Lager hält einen Zettel am Regal, und beide laufen auseinander, sobald es schnell gehen muss. Wer etwas entnimmt, will es später eintragen, und später heißt im Alltag oft gar nicht. Am Monatsende stehen zwei Bestände im Raum, und die Inventur dauert einen halben Tag, weil jede zweite Position gesucht und gezählt wird. Nur zwei Leute kennen beide Listen; wenn beide gleichzeitig fehlen, bestellt jemand ins Blaue oder doppelt. Bestellt wird dann nach Gefühl, und die Lieferung kommt, während das Gesuchte hinten im Regal liegt. Der Ärger landet nicht bei der Liste, sondern beim Kollegen, der zuletzt am Regal war.
Die kleine Änderung
Die kleinste Änderung: Die Materialliste gehört an den Lagerplatz, und genau eine Person ist für die Einträge zuständig. Wer Material entnimmt, trägt es sofort am Regal ein, nicht später am Schreibtisch. Das Büro liest dieselbe Liste mit, führt aber keine eigene mehr; die zweite Stelle entfällt. Die Zuständigkeit ist namentlich festgelegt, mit einer Vertretung für Urlaub und Krankheit, damit die Liste nicht wieder zum Niemandsland wird. Der Aufwand hält sich in Grenzen: eine Stunde, um die Liste zu ordnen, die Zuständigkeit festzulegen und den ersten gemeinsamen Stand zu zählen. Danach kostet die Pflege je Entnahme weniger als eine Minute, und alle im Betrieb sehen denselben Stand, auch der dritte Kollege, der bisher fragen musste.
Was sich danach verändert hat
Bei Niemand Spirits in Hannover liefen die Bestände 2021 und 2022 in Tabellen neben dem Shop, und die Mengen stimmten nie überein, während das Geschäft wuchs und die Abläufe von Hand blieben. Aus den Tabellen wurde ein Warenwirtschafts- und ERP-Ablauf: Stammdaten und Bestände an einer Stelle, gepflegt dort, wo die Ware liegt. Die Übergabe lief in Etappen, Kilometer für Kilometer: zuerst die Grunddaten, dann die Bestände, dann der Versand. Erst mit diesem verlässlichen Stand konnte der Versand an einen Dienstleister gehen, ohne dass jede Sendung ein Risiko war. Was das Suchen und Abgleichen kostet, zeigt eine einfache Rechnung: 15 Minuten pro Tag und Person, zwei Personen, das sind zehn Stunden im Monat, bei 45 € Vollkosten 450 €, im Jahr 5.400 €. Zehn Stunden Suchen sind zehn Stunden, in denen niemand kommissioniert, verpackt oder ausliefert. Eine Beispielrechnung mit genannten Annahmen, keine Zusage; mit Ihren Zahlen prüfen wir das im ersten Gespräch. Warum solche Listen oft abends im Büro landen, steht auf der Seite Abende im Büro.
Lesen Sie dazu: Abende im Büro: Wo Listen doppelt laufen.
Der erste Kilometer kostet nichts
Sie schildern die Stelle, die heute Kraft kostet. Ich melde mich innerhalb eines Werktags und sage, ob die Lage zu dem passt, was ich mache.