Ratgeber
Lieferschein automatisch einbuchen, ohne neue Warenwirtschaft
Der Lieferschein kommt als PDF per Mail, und jemand tippt ihn ab. Das lässt sich oft ändern, ohne dass Sie Ihr Programm wechseln. Hier steht, wie es grundsätzlich geht und wo es scheitert.
Wie es grundsätzlich geht
Der Weg hat immer dieselben fünf Schritte. Die Mail wird erkannt. Der Lieferschein wird gelesen. Die Daten werden ins passende Format gebracht. Sie kommen in Ihr Programm. Und am Ende bekommen Sie eine Meldung, was geklappt hat und was nicht.
Am saubersten ist der dritte und vierte Schritt über die vorgesehene Importfunktion Ihres Programms. Viele Programme können CSV- oder Excel-Dateien einlesen, auch wenn sie keine API haben. Gibt es gar keinen Import, kann ein Skript das Programm bedienen wie ein Mensch.
Was Sie dafür brauchen
Weniger, als die meisten denken.
- Lieferscheine, die regelmäßig im gleichen Aufbau kommen, möglichst als PDF mit Text und nicht als Foto
- Einen Artikelstamm, in dem die Artikel des Zulieferers wiederzufinden sind, zum Beispiel über die Artikelnummer
- Einen Rechner oder kleinen Server, auf dem das Skript laufen darf
- Zugang zu Ihrem Programm, im Rahmen Ihrer Lizenz
- Eine Person, die die Meldung am Ende liest und unklare Positionen prüft
Wo es scheitert
An mehreren Stellen. Kommt der Lieferschein als eingescanntes Foto, wird das Lesen unsicher. Ändert der Zulieferer sein PDF-Format, bricht die Brücke und muss angepasst werden. Fehlen Artikelnummern, muss jemand die Zuordnung einmal von Hand pflegen.
Und manche Programme lassen gar keinen Weg zu. Dann sage ich Ihnen das nach der Prüfung schriftlich, mit Begründung und drei Alternativen.
Wenn ein Artikel fehlt
Kennt der Artikelstamm einen Artikel nicht, bleibt er nicht still liegen. Die Mail am Ende nennt genau diese Artikel, alle anderen sind übernommen.
Die Mitarbeiterin legt die zwei Artikel an. Beim nächsten Mal kennt das Skript sie.
Was es kostet
Erst kommt eine Prüfung nach Stunden, 110 € pro Stunde, mit vorher vereinbarter Obergrenze. Danach bekommen Sie einen schriftlichen Rahmen für den Bau, zur Orientierung 400 bis 1.200 €. Die Pflege läuft über „Wartung und Pflege“, 39 bis 89 € im Monat. Alles Rahmen, verbindlich im Angebot.
Häufige Fragen
Kann man Lieferscheine aus PDF automatisch auslesen?
Ja, wenn das PDF Text enthält und der Aufbau gleich bleibt. Bei eingescannten Fotos wird es unsicher. Darum gibt es am Ende immer eine Meldung mit den Positionen, die geprüft werden sollten.
Brauche ich dafür eine neue Warenwirtschaft?
Nein. Wenn Ihr Programm einen Import hat, nutze ich den. Wenn nicht, bedient ein Skript das Programm wie ein Mensch.
Was passiert, wenn der Zulieferer sein Format ändert?
Dann bricht die Brücke. Sie merken es an der Meldung, und ich passe sie an. Das ist Teil der Pflege.
Geht das auch mit Outlook?
Ja. Eine Regel im Postfach legt die Mails vom Zulieferer in einen eigenen Ordner. Von dort holt das Skript sie ab.
Schicken Sie mir einen Lieferschein
Ein Muster reicht, gern geschwärzt. Dazu der Name Ihres Programms. Ich sage Ihnen, ob sich eine Prüfung lohnt.
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