Kurze Wege
Ein Angebotstext, den Sie nie wieder neu schreiben.
Es ist 22 Uhr, der Laptop läuft noch, und Sie schreiben ein Angebot, das Sie in ähnlicher Form schon zwanzigmal geschrieben haben. Die Leistungsbeschreibung, der Absatz zur Ausführung, die Hinweise zu Terminen und Behinderungen: Fast alles davon stand schon in den letzten zwanzig Angeboten, und trotzdem beginnt jede Datei mit einem leeren Dokument. Tagsüber kommt kein Angebot zustande, weil Baustelle und Telefon vorgehen, also wandert das Schreiben in den Abend. Und weil jeder Text neu formuliert wird, unterscheiden sich die Angebote stärker voneinander als die Aufträge dahinter. Der Kunde fragt am Montag an, das Angebot geht am Sonntag raus. Aus dem Gedächtnis formuliert sich jeder Satz langsamer als aus dem Baustein, und ein alter Fehler wandert still von einem Angebot ins nächste. Vertritt jemand Sie im Büro, fängt er wieder bei null an, weil Ihre Formulierungen nur in Ihrem Kopf und in verstreuten Dateien liegen.
Die kleine Änderung
Die kleinste Änderung besteht aus drei bis vier Textbausteinen aus Ihren letzten zwanzig Aufträgen. Gehen Sie die alten Angebote durch und heben Sie die Passagen heraus, die fast wortgleich geblieben sind: die Beschreibung der häufigsten Leistung, die Angaben zur Ausführung vor Ort, der Absatz zu Terminen, der Hinweis auf die Zahlungsbedingungen. Daraus entstehen Bausteine, die stehen bleiben dürfen. Drei bis vier Bausteine reichen, weil die meisten Aufträge aus denselben Arbeiten bestehen; was den einzelnen Auftrag ausmacht, schreiben Sie weiterhin selbst. Ein neues Angebot setzt sich aus diesen Bausteinen zusammen; neu geschrieben werden nur Maße, Mengen und Preise. Der Aufwand: ein Abend für die Auswahl und Glättung der Passagen, danach Minuten statt Stunden je Angebot. Die Bausteine liegen an einer Stelle, an der auch die Vertretung drankommt, nicht im Kopf des Inhabers.
Was sich danach verändert hat
Was das wiederholte Schreiben kostet, zeigt eine Rechnung aus der Praxis: 30 Minuten pro Tag und Person für doppelt getippte Texte und Belege, fünf Monteure, zwanzig Arbeitstage. Das ergibt 50 Stunden im Monat, bei 45 € Vollkosten 2.250 €, im Jahr 27.000 €. Die Zeit fürs Suchen und Kopieren alter Texte steckt in dieser Rechnung schon drin. Eine Beispielrechnung mit genannten Annahmen, keine Ergebniszusage; mit Ihren eigenen Zahlen rechnen wir im ersten Gespräch. Daneben ändert sich etwas, das in keiner Tabelle steht: Die Angebote lesen sich gleich, egal wer sie verschickt, Fehler in alten Formulierungen wiederholen sich nicht mehr, und das Angebot geht eher am Montag raus als am Sonntag darauf. Welche Vorgänge sonst tagsüber hängen bleiben und abends landen, steht auf der Seite Abende im Büro.
Lesen Sie dazu: Abende im Büro: Welche Vorgänge tagsüber hängen bleiben.
Der erste Kilometer kostet nichts
Sie schildern die Stelle, die heute Kraft kostet. Ich melde mich innerhalb eines Werktags und sage, ob die Lage zu dem passt, was ich mache.